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Development Group integriertes Management

Managen Sie noch à la Silo oder schon integriert?

von Development Group Redaktion

Kennen Sie das auch? Sie haben ein neues Projekt gestartet, es geht um die Entwicklung einer neuen Applikation. Sie setzen sich mit Ihrem Team zusammen, um den aktuellen Stand und die nächsten Schritte zu besprechen. Am Tisch: IT, Vertrieb, Marketing, HR. Dann passiert es: IT stellt vor, wie weit die Entwicklung gediehen ist, der Launch in 3 Monaten sei nun wohl zu schaffen. Der erste, der blass wird, ist der Vertriebsleiter. Denn er hat diese Information nicht bekommen. In seinem Projektplan steht noch das alte Launch-Datum in zwei Monaten. Die Entwicklung ist schon für die nächste Messe angekündigt, in Absprache mit Marketing sind Flyer und Einladungen für die Messeparty gedruckt. Auch die Presseeinladung zum Launch ist schon raus. Nun ist es an Ihnen als Manager, die Gesichtsfarbe zu wechseln. Da aktuell die Nachrichten aus dem Unternehmen durchwachsen sind, ist der Imageschaden praktisch vorprogrammiert.  Was war passiert? Wie sich herausstellt, arbeiten IT, Marketing und Vertrieb mit zwei verschiedenen Projektplänen. IT arbeitet nach dem System Digitalisierungsmanagement, Marketing und Vertrieb nutzen das System Projektmanagement.

In fünf Schritten zum integrierten Managementsystem

Dass es im Unternehmen Managementsysteme gibt, ist schon ein Schritt in die richtige Richtung. Ein kleiner. Denn parallellaufende Systeme kannibalisieren sich oft gegenseitig, wie das Beispiel zeigt. Werden sie als konkurrierende Systeme im Unternehmen installiert, beharrt jeder Verantwortliche auf seinem System und stellt das andere in Frage. Die Folge: Mitarbeiter sind verunsichert, Missstimmung entsteht, Meinungen zählen mehr als Fakten, die Emotionen kochen hoch. Diese Reibungsverluste verursachen jährlich volkswirtschaftlich gesehen Milliardenverluste.
Die Lösung: integrierte Managementsysteme. Mit ihnen optimieren Unternehmenslenker ihre Organisation und Prozesse, was zu erhöhter Produktivität und optimierten Kostenstrukturen führt. Die folgenden fünf Schritte helfen weiter:

1. Prozesse erfassen

Es gilt alle Prozesse wie Qualitätsmanagement, Projektmanagement, Arbeitssicherheit etc. genau zu erfassen, zu strukturieren und nachvollziehbar darzustellen. Hat ein Unternehmen noch kein integriertes Managementsystem, ist das Qualitätsmanagementsystem häufig der erste Baustein. Gibt es schon Managementsysteme im Unternehmen, sind die vorhandenen Dokumentationen zu sammeln und miteinander abzugleichen. Bei Überschneidungen legt das Unternehmen fest, welches System künftig die Basis für alle weiteren Prozesse bildet. Weitere Prozesse werden schrittweise hinzugefügt.

2. Die Anforderungen den Prozessen zuordnen

Als nächstes sammeln die Verantwortlichen alle Anforderungen bzw. Normen wie DIN und ISO und ordnen sie den Prozessen zu. Gemeinsame Anforderungen erfasst man nur einmal, prozessspezifische Anforderungen benennt man an der entsprechenden Stelle. Im Ergebnis steht ein integriertes Management mit aufeinander abgestimmten Normen und Prozessen.

3. Gleiches Lern- und Bearbeitungsschema

Diese Normen und Prozesse gilt es nun ständig zu verbessern und weiterzuentwickeln. Damit alle Mitarbeiter dies leisten können, ist der nächste Schritt ein systematischer Lernprozess. Warum systematisch? Damit das System ein einheitliches bleibt. Viele Unternehmen setzen dabei auf den PDCA-Zyklus der US-amerikanischen Physiker Walter Andrew Shewhart und Edwards Deming. PDCA steht für Plan (Maßnahmen planen), Do (umsetzen), Check (Ergebnis überprüfen und bewerten), Act (handeln, d.h. weiter so oder „zurück auf Los“).

4. Mindset bei Führungskräften und Mitarbeitern gezielt verändern

Oftmals führt ein anstehendes Management-Audit dazu, dass sich der Mitarbeiter voll darauf konzentriert und andere, ebenso wichtige Aufgaben vernachlässigt. Das ist natürlich nicht im Sinne des Erfinders. Daher ist eines ganz wichtig: Die Mitarbeiter müssen lernen, Zusammenhänge zu verstehen und über den eigenen Tellerrand hinaus zu denken. Manager sind aufgefordert, diese Integration vorzuleben. Denn ein Handbuch alleine macht noch kein integriertes Managementsystem.

5. Integration fördern, Organisation gestalten

Nun gilt es, die komplette Organisation auf das integrierte Managementsystem umzustellen. Oftmals sind Einheiten wie Qualität, Produktsicherheit, Umwelt und Arbeitssicherheit in der Geschäftsleitung angesiedelt oder als Stabsstellen etabliert. Aus- und Weiterbildungskonzepte sind ebenso zu überprüfen wie Zielvereinbarungen. Im Ergebnis steht eine Organisation, die bereichsübergreifend denken und handeln kann.
Integrierte Managementsysteme bringen Unternehmen nach vorne. Sie sind damit prozesstechnisch und organisatorisch so aufgestellt, dass sie von technologischen Veränderungen nicht aus der Bahn geworfen werden, sondern mit disruptiven Geschäftsmodellen reagieren können.

Kommen wir auf unser Beispiel am Anfang zurück. Um Sie und alle anderen Projektbeteiligten vor bösen Überraschungen zu schützen, fasst ein Projektmanagementsystem alle beteiligten Prozesse zusammen. Damit werden Vertrieb und Marketing sofort informiert, wenn sich die Entwicklung der Applikation verzögert. Und Sie als Manager können Imageschaden vom Unternehmen abwenden.