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Virtual Work – viel Wind um … ja, um was denn?

von Development Group Redaktion

Haben Sie „virtual work“ schon einmal gegoogelt? Sie erhalten ungefähr 483.000 Ergebnisse. Wenn Sie „virtuelle Arbeit“ eingeben, sogar noch mehr, nämlich über eine Million. Glaubt man Wikipedia, kommt der Begriff aus „der Analytischen Mechanik bzw. der Technischen Mechanik und bezeichnet die Arbeit, die eine Kraft an einem System bei einer virtuellen Verschiebung verrichtet als auch die Arbeit, die eine virtuelle Kraft an einer realen Verschiebung leistet.“ Was hat das mit Unternehmenslenkern zu tun? Sehr viel. Denn Globalisierung, technologische Entwicklungen sowie geändertes Medien- und Konsumverhalten verlagern unsere Tätigkeiten immer mehr in das Netz. Wir schließen virtuelle Freundschaften in den sozialen Medien und arbeiten weltweit in virtuellen Teams zusammen. Grund genug, das Thema aus Managementsicht näher zu beleuchten.

Virtual Work: Nichts ist unmöglich, oder?

Cloud, SaaS (Software as a Service), Collaboration-Plattformen und verschiedenste Tools unterstützen heute Virtual Work. Einer effektiven und effizienten virtuellen Organisationsstruktur sind keine Grenzen gesetzt. Oder doch? Technische und technologische Mittel alleine reichen nicht aus, dass Manager mit ihrem Unternehmen auf der Erfolgsspur bleiben. Unsere Erfahrungen zeigen: Viele Unternehmenslenker leben in einer langjährigen Führungstradition. Laut einer Studie von Heidrick & Struggles sind Vorstandsvorsitzende in Deutschland durchschnittlich 56 Jahre alt. Nur zwei Prozent der CEOs sind jünger als 49 Jahre, 27 Prozent haben einen digitalen Hintergrund und nur etwa 20 Prozent kommen von außen in das Unternehmen. Schaffen sie es nicht, ihren Managementstil an eine virtuelle Organisation anzupassen, drohen sie zu scheitern, wie zahlreiche etablierte Beispiele zeigen.

Teams: Virtuell und doch persönlich

Die größte Herausforderung ist es, virtuelle Teams so zu führen und zusammenzubringen, dass sie sich auch wirklich als Teams verstehen. Zeitverschiebung, verschiedene Kulturen, und vor allem der räumliche Abstand machen es Teamlenkern schwer, regelmäßigen und guten Kontakt zu ihren Mitarbeitern aufrecht zu erhalten. Für Manager heißt das:

  • regelmäßig persönliche Meetings durchführen. Ein guter Anlass sind beispielsweise bestimmte Meilensteine wie der erfolgreiche Abschluss eines Projektes. Der persönliche Kontakt ist durch nichts zu ersetzen und gewinnt in einer virtuellen Welt zunehmend an Bedeutung. Denn auch virtuelle Teams bestehen aus Menschen.
  • sich für Small Talk Zeit nehmen und ein offenes Ohr für die Sorgen und Nöte der Mitarbeiter zu haben. Das verbindet und sorgt für eine persönliche Atmosphäre. Mitarbeiter trauen sich dann eher, Herausforderungen anzusprechen, die beispielsweise mit einem Teammitglied zu tun haben.
  • Arbeitsprozesse klar definieren. Jeder im Team muss seine Aufgaben kennen. Dann ist er auch viel eher bereit, sich zu engagieren und die Verantwortung für seinen Bereich zu übernehmen. Um die Zusammenarbeit zwischen Kollegen an verschiedenen Standorten zu fördern, sind Teilprojekte ein geeignetes Mittel.

Vertrauen ist gut, Empowerment ist besser

Vertrauen ist das Lebenselixier für gut funktionierende Teams. Haben sie das Gefühl, der Manager vertraut ihnen nicht, ist die innere Kündigung nur eine Frage der Zeit. Und die ist teuer. Damit Mitarbeiter das Vertrauen erfüllen können, sollten Manager ihnen Aufgaben geben, die sie auch ausführen können. Sie als zusätzlichen Anreiz für einen Umzug zu befördern, ohne ihnen das notwendige Know-how für ihren Job zu vermitteln, bewirkt meist das genaue Gegenteil. Empowerment lautet das Stichwort. Dazu gehört

  • das passende Werkzeug. Mitarbeiter brauchen funktionierende Tools. Die Technik muss funktionieren, Datenschutz ist zu gewährleisten. Damit sich Teams untereinander austauschen können – im sicheren Rahmen des Firmennetzwerks, sind interne Social Media ein Mittel der Wahl
  • Coaching. Chefs sind gut beraten, Mitarbeiter mit Aufgaben zu betrauen, die sie beherrschen. Erweiterte Aufgaben werden am besten Zug um Zug mit dem entsprechenden Coaching gegeben. Dadurch gewinnt der Mitarbeiter Selbstvertrauen und hat Spaß an seinen neuen Herausforderungen. Lernen Mitarbeiter gemeinsam, stärkt das den Zusammenhalt und das Vertrauen untereinander.
  • Regelmäßiges Feedback. Immer wieder abgleichen, wo der Mitarbeiter gerade steht, sich erkundigen, wo es eventuell Probleme gibt oder was aus Sicht des Mitarbeiters verbessern könnte: Mit diesen Maßnahmen stellen Unternehmenslenker sicher, dass die Mitarbeiter das nötige Rüstzeug haben, ihre Aufgaben zu erfüllen. Und sie bauen umgekehrt Vertrauen auf, dass sie jederzeit ein offenes Ohr haben.

Ziele – das Maß aller Dinge

Gerade in virtuellen Teams ist es unbedingt notwendig, Ziele zu setzen und sie zu messen. Am besten definiert ein Team sie gemeinsam. Inhalt, Ausmaß und zeitlicher Bezug machen sie zudem messbar. Bevor die Teamziele eindeutig definiert werden können, haben Unternehmenslenker Vorarbeit zu leisten: Mit den Auftraggebern gilt es, Details und Termine genau abzustimmen. Ist das erfolgt, ist das Team an der Reihe. Dabei helfen ihm folgende Leitplanken:

  • Gemeinsamer Nenner. Um Ziele zu definieren, die auf den Unternehmenserfolg einzahlen, sind sie an der Vision, an Plänen, Prioritäten und Werten auszurichten.
  • Regelmäßig erinnern. Im Arbeitsalltag können einzelne Ziele schon einmal in Vergessenheit geraten. Daher sind Chefs gut beraten, ihre Mitarbeiter immer wieder zu erinnern. Eine gute Gelegenheit zu prüfen, ob sie erreichbar sind und wenn nein, warum nicht. Bei Bedarf können zusätzliche Tools oder Coachings angeboten werden.
  • Freiräume gewähren. Will ein Unternehmenslenker, dass Mitarbeiter Verantwortung übernehmen, ist er gut beraten, sie den Weg zum Ziel möglichst selbst bestimmen zu lassen. Wichtig ist das Ergebnis. Gegebenenfalls ist es sinnvoll, ein Ziel in mehrere Teilziele zu zerlegen. Das gibt dem Mitarbeiter einen besseren Überblick, wo er steht. Und das Erreichen von Teilzielen motiviert zusätzlich.

Fazit

Virtual Work ist aus der täglichen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Und für Unternehmen unerlässlich, wenn sie auf dem weltweiten Markt bestehen wollen. Manager sind jedoch gut beraten, in ihren virtuellen Teams auch den persönlichen Kontakt zu pflegen. Denn je besser die menschliche Ebene funktioniert, desto besser funktioniert auch die virtuelle.

Bildquelle: pexels.com